Ein Bauwerksbuch zu erstellen und bei der Stadt Wien zu registrieren ist die eine Sache. Es im richtigen Moment auch vorlegen zu können ist die andere. Denn neben der Erstellungs- und Führungspflicht kennt § 128a der Bauordnung für Wien auch eine Vorlagepflicht — und die wird oft übersehen. Sie entfaltet ihre Wirkung nicht nach dem Kalender, sondern im Anlassfall: wenn die Baupolizei konkret Einsicht verlangt.
Der Wortlaut des Gesetzes ist nüchtern, aber klar: Das Bauwerksbuch ist von der Eigentümerin oder vom Eigentümer — bei bestellter Hausverwaltung von dieser — in elektronischer Form zu führen und der Behörde auf Verlangen zur Einsicht zur Verfügung zu stellen. Zwei Pflichten, ein Satz: elektronisch führen, auf Verlangen vorlegen.
Die konkrete Ausgestaltung erläutern die Erläuterungen zum Bauwerksbuch der Stadt Wien (Kapitel 3.5). Die MA 37 — Baupolizei muss nicht proaktiv benachrichtigt werden. Das Bauwerksbuch bleibt beim Eigentümer bzw. bei der Hausverwaltung. Erst wenn die Behörde einen konkreten Anlass hat, kommt die Aufforderung zur Einsicht.
In Frage kommen typischerweise drei Konstellationen, die eine Einsichtnahme auslösen. Der häufigste Fall ist ein konkretes Schadensereignis — ein herabfallendes Fassadenteil, ein Rissbild, das einem Nachbarn auffällt, ein Wassereintritt, der die Statik betrifft. Die MA 37 prüft dann, ob die Eigentümerseite ihrer Erhaltungspflicht nach § 129 BO nachgekommen ist, und lässt sich dazu die im Bauwerksbuch dokumentierten Prüfungen und Maßnahmen vorlegen.
Der zweite Anlass sind Anzeigen und Hinweise aus der Nachbarschaft — Anrainer, Mieter oder Passanten, die ein sichtbares Gebrechen melden. Drittens: Baubewilligungsverfahren für Zu- und Umbauten, bei denen die Behörde den aktuellen Zustand des Bestands beurteilen will — etwa wenn mit Ablauf der Fristen 2027 und 2030 das Bauwerksbuch selbst Gegenstand eines laufenden Verfahrens wird.
Die Erläuterungen der Stadt Wien zum Bauwerksbuch halten zwei Punkte ausdrücklich fest, die in der Praxis regelmäßig missverstanden werden. Erstens: Eine vorauseilende Übermittlung des gesamten Bauwerksbuches an die Behörde hat nicht zu erfolgen. Wer aus eigener Initiative das komplette Bauwerksbuch bei der Baupolizei einreicht, verursacht Arbeit für alle Seiten, die gesetzlich nicht vorgesehen ist.
Zweitens: Wenn eine Übermittlung angefordert wird, muss sie im PDF-Format erfolgen. Die MA 37 stellt dazu bei der Aufforderung einen Link zu einem Upload-Formular zur Verfügung, über das die angeforderten Unterlagen hochgeladen werden können. E-Mail-Anhänge, Cloud-Links oder andere Übermittlungswege sind damit nicht der vorgesehene Weg.
Um die hochgeladenen Unterlagen einer bestimmten Liegenschaft zuordnen zu können, verlangt das Upload-Formular der MA 37 die ursprüngliche Registrierungsnummer des Bauwerksbuches als Pflichtfeld — also jene Nummer, die nach der Ersterfassung in der Bauwerksbuchdatenbank per E-Mail zugewiesen wurde. Wer diese Nummer im Anlassfall nicht innerhalb von Minuten findet, hat ein organisatorisches Problem — kein juristisches, aber eines, das unnötig Zeit kostet. Bei Hausverwaltungen mit mehreren Dutzend betreuten Objekten ist das keine theoretische Überlegung.
Der zweite häufige Stolperstein betrifft die Einträge selbst. Die Behörde fordert üblicherweise nicht nur das Grunddokument an, sondern auch die zwischenzeitlichen Einträge — durchgeführte Prüfungen, dokumentierte Maßnahmen, Änderungen nach § 118 Abs. 3 BO. Fehlt hier etwas, wirkt das Bauwerksbuch im Ernstfall lückenhaft, auch wenn der Ersteintrag formal korrekt war.
Juristisch betrachtet ist die Vorlagepflicht eine Mitwirkungspflicht. Wer ihr nicht oder nur unvollständig nachkommt, riskiert nicht nur eine Verwaltungsstrafe nach § 135 BO. Entscheidender ist die Wirkung auf das laufende Verfahren: Ein Bauwerksbuch, das bei der Einsichtnahme vollständig, aktuell und strukturiert vorliegt, macht die erfüllte Erhaltungspflicht nach § 129 BO belegbar. Ein lückenhaftes oder nicht auffindbares Bauwerksbuch ist im Gegenteil ein Indiz dafür, dass diese Pflicht nicht durchgängig wahrgenommen wurde — mit entsprechenden Konsequenzen für die Beweislast.
Anders formuliert: Die Qualität der Vorlage prägt nicht nur das Verwaltungsverfahren vor der MA 37, sondern auch die zivilrechtliche Ausgangslage, falls es im Zuge eines Schadensereignisses später zu einer Haftungsfrage kommt.
Die elektronische Führungspflicht nach § 128a Abs. 5 lässt offen, in welcher konkreten Form das Bauwerksbuch organisiert wird. Ein sauber strukturierter Ordner in einer Cloud-Ablage erfüllt die Anforderung grundsätzlich genauso wie eine dedizierte Software. Entscheidend ist nur, dass im Anlassfall innerhalb kürzester Zeit ein vollständiges PDF bereitgestellt werden kann — inklusive aller Protokolle, Mängeldokumentationen und Maßnahmeneinträge.
Für Kunden, die das Bauwerksbuch über uns erstellen lassen, bieten wir als optionalen Zusatzservice unser Bauwerksbuch-Portal an. Im Alltag steuert es Prüffristen per Ampelstatus, erinnert rechtzeitig an anstehende Folgeprüfungen und hält alle Dokumente pro Objekt jederzeit abrufbar. Im Anlassfall — wenn die MA 37 die Vorlage verlangt — ist das vollständige Bauwerksbuch inklusive Registrierungsnummer, Prüfhistorie und Mängelkategorien als PDF in Minuten exportierbar.
Unabhängig davon, wie das Bauwerksbuch organisiert ist, lässt sich die Vorlagebereitschaft in wenigen Minuten prüfen. Drei Fragen genügen:
Drei Mal Ja bedeutet Vorlagebereitschaft. Bei einem einzigen Nein gilt: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt zum Aufräumen — nicht erst, wenn die Aufforderung der MA 37 im Postkasten liegt.
Fazit: Die Vorlagepflicht nach § 128a Abs. 5 WBO ist keine zusätzliche Bürokratie, sondern die logische Fortsetzung der elektronischen Führung. Wer sein Bauwerksbuch von Anfang an strukturiert digital führt, muss sich im Anlassfall nicht sorgen. Wer es nicht tut, verliert im Ernstfall zuerst Zeit — und potenziell deutlich mehr.
Sie sind unsicher, ob Ihr bestehendes Bauwerksbuch im Anlassfall vollständig vorgelegt werden könnte? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Ersteinschätzung.
Wir übernehmen die komplette Abwicklung nach § 128a WBO –
von der Archiv-Recherche
bis zur Registrierung bei der Stadt Wien.