Vergessen Sie dicke Papierordner im Keller der Hausverwaltung. Der Gesetzgeber schreibt vor: Das Bauwerksbuch ist zwingend elektronisch zu führen.
Geht es noch um die erstmalige fachliche Erstellung, finden Sie den vollständigen Ablauf auf unserer Startseite: Bauwerksbuch in Wien erstellen lassen. Dieser Beitrag behandelt die laufende elektronische Führung nach der Erstellung.
Die Wiener Bauordnung schreibt die elektronische Führung des Bauwerksbuchs ausdrücklich vor (§ 128a Abs. 5 BO). Das betrifft nicht nur die Erstellung: Auch alle späteren Einträge - Prüfprotokolle, Mängelbehebungen, bauliche Änderungen - müssen digital dokumentiert werden. In der Praxis heißt das: eine saubere digitale Struktur mit dem Grunddokument, den Plänen und Bescheiden sowie allen Prüf- und Wartungsnachweisen, strukturiert abgelegt und fortlaufend aktualisiert.
Ein Papierordner erfüllt diese Vorgabe nicht - und spätestens wenn die Behörde die Vorlage verlangt, muss das Buch elektronisch übermittelt werden können. Wie eine solche Vorlage abläuft, beschreibt unser Beitrag Bauwerksbuch vorlegen - Einsicht durch die Baupolizei.
Seit dem 1. Juli 2024 ist die zentrale Bauwerksbuchdatenbank der Stadt Wien online. Eigentümer müssen dort zwar nicht das gesamte Buch hochladen, aber entscheidende Metadaten registrieren: Das Datum der Erstellung, die elektronisch signierte Bestätigung des Erstellers, das Datum der Erstprüfung und eine unterfertigte Bestätigung der Prüferin/des Prüfers über diese Erstprüfung.
Dieser Beitrag erklärt, warum das Bauwerksbuch als digitales System geführt wird. Wie die Meldung selbst Schritt für Schritt abläuft - wer sie einbringen darf und welche zwei PDF-Bestätigungen die Datenbank verlangt -, zeigt unsere Themenseite Bauwerksbuch-Registrierung in Wien.
Eine naheliegende Annahme - aber nein: Die Stadt Wien stellt mit der Bauwerksbuchdatenbank nur das Register bereit, kein System zur Führung des Buchs. Gespeichert werden dort ausschließlich die Metadaten und die beiden Bestätigungen; das Bauwerksbuch selbst verbleibt beim Eigentümer bzw. bei der Hausverwaltung. Auch ein bestimmtes Programm oder Dateiformat schreibt die Bauordnung nicht vor - verlangt ist die elektronische Führung als solche. Wie Sie diese organisieren, bleibt Ihnen überlassen: von der strukturierten PDF-Ablage bis zur spezialisierten Verwaltungslösung.
Welche Inhalte das Grunddokument und der Inspektionsplan umfassen, zeigt unser Ratgeber: Was ist ein Bauwerksbuch?
Ein Bauwerksbuch ist niemals "fertig". Es ist ein dynamisches System. Jede Sanierung, jeder Tausch einer Heizungsanlage (gemäß § 118 Abs. 3 BO) und jedes Prüfprotokoll muss laufend eingepflegt werden. Auch wir bieten hierfür eine Lösung an: Über unser optionales Bauwerksbuch-Portal werden anstehende Prüftermine, offene Mängel und hinterlegte Dokumente pro Objekt übersichtlich geführt.
Wer die elektronische Führung nicht als lästige Vorgabe, sondern als Chance begreift, profitiert mehrfach:
Eine häufige Frage von Hausverwaltungen: Gibt es eine Software, mit der man das Bauwerksbuch erstellen oder verwalten kann? Die Erstellung selbst ist keine Software-Frage - sie erfordert eine fachkundige Begehung vor Ort und die Beurteilung durch einen befugten Ersteller. Kein Tool ersetzt das geschulte Auge eines Baumeisters oder Ziviltechnikers. Anders sieht es bei der laufenden Verwaltung aus: Prüfzyklen überwachen, Fristen im Blick behalten, Maßnahmenpläne nachverfolgen, Dokumente zentral ablegen - das sind Aufgaben, für die digitale Lösungen zunehmend gefragt sind. Aktuell arbeiten viele Hausverwaltungen noch mit Excel-Listen oder Papierordnern. Wer mehrere Gebäude betreut, stößt damit schnell an Grenzen.
Woran Sie eine brauchbare digitale Lösung erkennen - unabhängig vom Anbieter:
Für Kunden, die ihr Bauwerksbuch über uns erstellen lassen, bieten wir als optionalen Zusatzservice unser Bauwerksbuch-Portal an: Prüfzyklen, Mängelkategorien und Dokumente werden dort pro Objekt geführt - mit Ampelstatus und anstehenden Terminen.
Unser Rat: Denken Sie die digitale Führung von Anfang an mit. Wer das Bauwerksbuch neu erstellen lässt, legt mit einer sauberen elektronischen Struktur den Grundstein - jede spätere Prüfung, jede Sanierung und jeder Verwaltungswechsel wird dadurch einfacher.
Sie brauchen eine strukturierte Lösung für Dokumente, Prüffristen und offene Mängel?
Bauwerksbuch-Portal ansehenNoch kein Bauwerksbuch vorhanden? Hier erstellen lassen.